Redovisningsbyrån behöver förstå vad som har hänt i verksamheten – inte bara se att pengar har kommit in eller gått ut. Kompletta underlag gör att bokföringen kan bli rätt från början och att ni får användbara rapporter snabbare.
Månadens underlag
- Kundfakturor och underlag för övriga intäkter
- Leverantörsfakturor, kvitton och kortköp
- Bankhändelser som inte redan har tydliga underlag
- Uppgifter om löner, frånvaro, förmåner och utlägg
- Nya lån, leasingavtal och avbetalningsköp
- Köp eller försäljning av inventarier och andra större tillgångar
- Beslut eller besked från Skatteverket och andra myndigheter
- Privata utlägg eller egna insättningar och uttag som berör verksamheten
- Uppgifter om nya avtal eller ovanliga affärshändelser
En rutin som faktiskt fungerar
Bestäm en fast inlämningsdag
Välj ett datum varje månad när allt material ska vara lämnat. Anpassa det efter företagets moms, löner och rapporteringsbehov.
Använd en tydlig kanal
Skicka materialet på det sätt ni kommit överens om. Undvik att sprida underlagen mellan mejl, sms, papper och flera olika mappar.
Beskriv ovanliga händelser
Skriv kort vad ett ovanligt köp, en återbetalning eller en större inbetalning avser. Det sparar frågor och minskar risken för fel.
Stäm av att perioden är komplett
Kontrollera bank, kort och fakturor innan månaden stängs. Meddela även om något underlag saknas eller kommer senare.
Att transaktionerna hämtas automatiskt betyder inte alltid att det framgår vad köpet avser, om det är privat eller hur momsen ska hanteras.
Var extra tydlig vid ovanliga händelser
Berätta när företaget köper en större tillgång, tar ett nytt lån, får ett försäkringsbelopp, gör en större återbetalning eller genomför en affär som inte hör till den vanliga verksamheten. Då kan redovisningen hanteras rätt direkt i stället för att korrigeras vid bokslutet.
Byggföretag bör även skilja tydligt mellan arbetskostnad, material, resor och andra kostnader när uppdrag kan omfattas av ROT.
Varför ordning sparar pengar
När verifikationer saknas behöver redovisningskonsulten söka, fråga och ibland rätta i efterhand. En enkel månadsrutin minskar den tiden och ger dessutom företaget tidigare besked om resultat, skatt och likviditet.
Vanliga frågor
Måste varje bankhändelse ha ett underlag?
Bokföringen ska kunna styrkas med verifikationer. En faktura, ett kvitto, ett avtal eller annat underlag behöver visa vad affärshändelsen avser.
Vad gör jag om ett kvitto saknas?
Meddela redovisningsbyrån direkt och försök få en kopia från leverantören. Skapa inte egna uppgifter i efterhand utan att förklara vad som har hänt.
Kan vi lämna materialet en gång per år?
Det beror på verksamheten och redovisningsmetoden, men regelbunden hantering ger bättre kontroll och minskar arbetet inför moms, bokslut och deklaration.